Google Jaetut Asemat (Shared Drives)
Ohjeet tiimien yhteiskäyttöasemien luomiseen, tiedostojen hallintaan ja käyttöoikeuksiin.
Perusteet ja Omistajuus
1. Mitä Jaettu asema on? (Shared Drive)
Jaetut asemat ovat paikka, jossa tiimit voivat tallentaa, hakea ja käyttää tiedostoja. Tärkein ero Oma Driveen (My Drive) verrattuna on **omistajuus**:
- **Oma Drive:** Tiedoston omistaa yksittäinen henkilö. Jos henkilö lähtee organisaatiosta, tiedosto katoaa.
- **Jaettu asema:** Tiedoston omistaa **tiimi** tai **organisaatio**. Tiedosto säilyy, vaikka henkilö, joka sen loi, poistuu tiimistä.
2. Uuden jaetun aseman luominen
- Siirry Google Driveen ja valitse vasemmalta **Jaetut asemat** (Shared Drives).
- Klikkaa vasemmalla ylhäällä olevaa **+ Uusi** (New) -painiketta.
- Valitse **Uusi jaettu asema** (New Shared Drive) ja anna sille selkeä tiimiä tai projektia kuvaava nimi.
3. Tiedostojen siirtäminen Oma Drivesta
Voit siirtää omistamiasi tiedostoja Oma Drivestasi Jaetulle asemalle:
- Valitse tiedosto Oma Drivessa.
- Napsauta hiiren oikealla painikkeella ja valitse **Siirrä** (Move to).
- Valitse kohdeksi jokin **Jaetuista asemista**. Tiedoston omistajuus siirtyy organisaatiolle.
- **Huom!** Et voi siirtää muiden omistamia tiedostoja ilman heidän lupaansa.
Jäsenyys ja Käyttöoikeudet (Roolit)
4. Jäsenten lisääminen ja käyttöoikeuksien määrittäminen
- Napsauta Jaettua asemaa hiiren oikealla painikkeella ja valitse **Hallinnoi jäseniä** (Manage members).
- Lisää henkilöitä tai Google Groups -ryhmiä.
- Määritä jokaiselle jäsenelle rooli. Rooleja on viisi, ja ne kattavat eri tasoisen pääsyn:
| Rooli (Role) | Yhteenveto |
|---|---|
| **Katselija** (Viewer) | Voi vain katsella tiedostoja ja kansioita. |
| **Kommentoija** (Commenter) | Voi katsella ja kommentoida tiedostoja. |
| **Sisällön muokkaaja** (Contributor) | Voi luoda, lisätä ja muokata tiedostoja. **Ei voi poistaa lopullisesti.** |
| **Sisällön hallinnoija** (Content Manager) | Samat oikeudet kuin muokkaajalla, **ja voi poistaa tiedostoja lopullisesti.** |
| **Hallinnoija** (Manager) | Kaikki oikeudet. Voi lisätä/poistaa jäseniä ja poistaa Jaetun aseman. |
5. Tiedoston jakaminen Jaetulta asemalta ulkopuolisille
Yksittäisiä tiedostoja voi jakaa myös ihmisille, jotka eivät ole aseman jäseniä.
- Valitse tiedosto ja klikkaa **Jaa**-kuvaketta.
- Lisää ulkopuolinen henkilö (tai käytä linkin jakamista, ks. edelliset ohjeet).
- **Huom!** Jos käyttäjällä on vain **Katselija**- tai **Kommentoija**-rooli, hän ei voi jakaa tiedostoa edelleen ulkopuolisille. Tämä parantaa turvallisuutta.
Tiedostonhallinta ja Palautus
6. Tiedostojen poistaminen ja palauttaminen
Poistoprosessi Jaetulla asemalla on kaksivaiheinen:
- **Siirto roskakoriin:** Kun tiedosto poistetaan, se siirtyy Jaetun aseman Roskakoriin. Vain roolien **Sisällön hallinnoija** ja **Hallinnoija** käyttäjät voivat tehdä tämän.
- **Lopullinen poisto:** Roskakorissa olevat tiedostot täytyy poistaa **lopullisesti** (Delete forever), jotta ne vapauttavat tilaa. Vain **Hallinnoija** voi tyhjentää roskakorin.
- **Palautus:** Tiedostot voi palauttaa Roskakorista takaisin Jaetulle asemalle.
7. Ilmoitukset ja Synkronointi
- **Ilmoitukset:** Saat ilmoituksia, kun joku muokkaa Jaetulla asemalla olevaa tiedostoa, jonka olet avannut tai johon olet kommentoinut. Voit hallita ilmoituksia klikkaamalla asemaa hiiren oikealla painikkeella > **Ilmoitusasetukset** (Shared Drive settings).
- **Synkronointi (Drive for desktop):** Jos käytät Drive for desktop -sovellusta, voit synkronoida Jaetun aseman tiedostoja tietokoneellesi offline-käyttöä varten.
8. Tiedostojen haku Jaetulla asemalla
Haku toimii samoin kuin Oma Drivessa, mutta on usein vielä kriittisempää:
- Käytä hakupalkkia Google Drivessa.
- Voit rajata haun koskemaan vain **Nykyistä Jaettua asemaa** käyttämällä hakupalkin suodatinta (kolmion muotoinen kuvake).
- Hakutuloksiin sisältyy tiedostojen sisältö (esim. PDF- ja Docs-tiedostot), ei vain nimiä.