• Uutta! Kokeile Pomodoro-ajastinta ja muita tuottavuutta parantavia sovelluksia.✔
  • Microsoft Copilot
  1. Varmista lisenssi: Yritykselläsi on oltava Microsoft 365 Copilot -lisenssi.
  2. Aktivointi IT-ylläpidossa:
    • Kirjaudu Microsoft 365 -hallintakeskukseen (admin.microsoft.com).
    • Mene kohtaan Asetukset > Organisaation asetukset > Microsoft Copilot.
    • Ota käyttöön käyttäjäryhmille.
    • Lisenssin aktivoinnin IT-ylläpidosta E3/E5 lisenssi
  3. Käyttö: Käyttäjät voivat käyttää Copilotia Wordissa, Excelissä, Teamsissä ja muissa sovelluksissa.
  1. Varmista lisenssi: Sinulla on oltava yrityksen Microsoft 365 Copilot -lisenssi.
  2. Kirjaudu sisään: Avaa Word, Excel tai Teams, ja kirjaudu yrityksen Microsoft-tililläsi. (Yrityksen sähköpostitili ja oma salasana).
  3. Käytä Copilotia: Etsi Copilot-sivupalkki ja aloita käyttö.

Mikä on Kehote tai ”Prompt”?

 

Copilot-kehotteet ovat ohjeita tai kysymyksiä, joilla kerrot Copilotille, mitä haluat. Kehotteet voivat sisältää neljä osaa:

  • Tavoite (mitä haluat): ”Haluan 3-5 luettelopisteen luettelon valmisteltavaksi…”
  • Konteksti (miksi tarvitset sitä ja kuka on mukana): ”…tulevaan tapaamiseen Samin kanssa…”
  • Odotukset (miten Copilotin pitäisi vastata): ”Vastaa sävyllä, joka on ystävällinen ja arvovaltainen…”
  • Lähde (mitä tietoja Copilotin tulee käyttää): ”Käytä sähköpostia ja keskusteluja viimeisen kahden viikon aikana.”

Voit laittaa kehotteeseen vähän tai paljon, mutta vaaditaan vain selkeä tavoite. Jos haluat olla tarkempi, lisää muut osat.

Mikä tekee hyvän kehotteen? (Video)

Voit luoda ja muokata sisältöä, esittää kysymyksiä ja tehdä yhteenvedon tiedoista. Tässä muutamia nopeita esimerkkejä:

  • Jos haluat tallentaa kokouksen Teamsissa, kokeile Listaa toimintokohteet.
  • Valitse Wordissa kappale ja kokeile ”Summary this document”.
  • Käytä PowerPointissa kehotetta, kuten ”Lisää kuva kohteesta nuolilla”.
  • Teamsissa yritysasiakkaat voivat kokeilla ”Etsi tiedostoja, jotka Sam on jakanut viimeisen kahden viikon aikana”.
  • Microsoft 365 Copilotilla voit tehdä monia muitakin asioita.

Linkki

  1. Avaa sovellus: Word, Excel tai Teams.
  2. Mene asetuksiin: Tiedosto > Asetukset > Kieli.
  3. Vaihda kieli: Valitse haluamasi kieli ja käynnistä sovellus uudelleen.
  1. Varmista lisenssi: Sinulla on oltava yrityksen Microsoft 365 Copilot -lisenssi.
  2. Kirjaudu sisään: Avaa Word, Excel tai Teams, ja kirjaudu yrityksen Microsoft-tililläsi. (Yrityksen sähköpostitili ja oma salasana).
  3. Käytä Copilotia: Etsi Copilot-sivupalkki ja aloita käyttö.
  1. Aloita kirjoittaminen: Kirjoita tai aloita uusi asiakirja.
  2. Kysy apua Copilotilta: Klikkaa Copilotin ikonia tai käytä komentoa, kuten ”Help me write”.
  3. Pyydä ehdotuksia: Pyydä Copilotilta tekstin parantamista, tiivistämistä, tai uuden sisällön luomista.
  • Copilot tarjoaa luonnoksia, parannuksia ja ideoita asiakirjan sisällön tueksi.
  1. Avaa Word: Avaa asiakirja, jossa haluat parannuksia.
  2. Käynnistä Copilot: Klikkaa Copilot-ikonia tai kirjoita ”Improve structure”.
  3. Hyväksy ehdotukset: Copilot ehdottaa tekstin parannuksia, kuten selkeyden tai loogisuuden parantamista. Hyväksy ne tarpeen mukaan.
  1. Avaa dokumentti Wordissa: Avaa asiakirja, jonka haluat tiivistää.
  2. Käynnistä Copilot: Klikkaa Copilot-ikonia tai kirjoita ”Summarize this”.
  3. Hyväksy tiivistelmä: Copilot luo tiivistelmän, jonka voit hyväksyä tai muokata.
  1. Avaa Word: Avaa asiakirja, johon haluat lisätä taulukon tai kaavion.
  2. Käynnistä Copilot: Klikkaa Copilot-ikonia tai kirjoita ”Create table” tai ”Create chart”.
  3. Täsmennä ohjeet: Copilot luo taulukon tai kaavion pyytämiesi tietojen perusteella. Voit muokata ja tarkentaa sisältöä tarpeen mukaan.
  1. Avaa Word: Avaa uusi asiakirja tai olemassa oleva dokumentti.
  2. Käynnistä Copilot: Klikkaa Copilot-ikonia tai kirjoita ”Create detailed document”.
  3. Täsmennä ohjeet: Kerro Copilotille asiakirjan aihe ja tarvittavat osiot.
  4. Hyväksy ehdotukset: Copilot luo asiakirjan rakenteen ja sisällön, jonka voit tarvittaessa muokata ja täydentää.
  1. Yhteenveto tiedoista: Copilot voi luoda automaattisia tiivistelmiä tiedoistasi, kuten keskiarvot, summat tai trendit.
  2. Visualisointi: Pyydä Copilotia luomaan kaavioita, kuten pylväsdiagrammeja tai viivakaavioita, ymmärtääksesi tiedot paremmin.
  3. Kaavojen käyttö: Anna Copilotin ehdottaa kaavoja laskentaan, kuten VLOOKUP tai IF-funktiot.
  4. Tietojen suodatus ja lajittelu: Copilot voi auttaa suodattamaan ja järjestämään suuria tietomääriä helposti.
  5. Automaattinen analyysi: Voit pyytää Copilotia tunnistamaan poikkeamat tai trendejä suurista tietosarjoista.
  • Valitse tiedot: Merkitse solualue, jonka haluat esittää kaaviona.
  • Käytä Copilotia: Klikkaa Copilot-kuvaketta ja kirjoita pyyntö, kuten ”Luo pylväskaavio näistä tiedoista”.
  • Tarkista ja muokkaa: Copilot ehdottaa kaaviota; voit mukauttaa tyyliä, otsikoita tai akselien nimiä.
  • Tallenna kaavio: Vedä kaavio haluamaasi paikkaan ja käytä sitä raportoinnissa tai analyysissä.
  • Valitse solu: Klikkaa solua, johon haluat lisätä kaavan.
  • Käytä Copilotia: Klikkaa Copilot-kuvaketta ja kirjoita pyyntö, kuten ”Laske summa tälle sarakkeelle” tai ”Etsi arvo VLOOKUP-funktiolla”.
  • Tarkista ehdotus: Copilot luo kaavan ja selittää sen toiminnan.
  • Hyväksy ja käytä: Klikkaa hyväksyäksesi kaavan ja varmista, että tulos vastaa odotuksiasi.
  1. Valitse data: Merkitse taulukkoalue, jota haluat analysoida.
  2. Avaa Copilot: Klikkaa Copilot-kuvaketta ja kirjoita pyyntö, kuten ”Luo pivot-taulukko myyntidatasta” tai ”Visualisoi tämä tieto”.
  3. Mukauta asetuksia: Copilot ehdottaa pivot-taulukon rakennetta; voit määrittää rivit, sarakkeet ja laskentakentät.
  4. Lisää kaavio: Pyydä Copilotia luomaan kaavio pivot-taulukon tiedoista, kuten pylväs- tai viivakaavio.
  5. Hyväksy ja viimeistele: Tallenna luotu pivot-taulukko ja kaavio työskentelyä varten.
  • Aloita esitys: Pyydä Copilotia luomaan uusi PowerPoint-esitys esimerkiksi kirjoittamalla ”Luo tiimille esitys markkinastrategiasta”.
  • Lisää sisältöä: Pyydä Copilotia lisäämään dioja, kuvia, kaavioita tai yhteenvetoja tiimisi tarpeiden mukaan.
  • Muokkaa ulkoasua: Copilot voi säätää fontteja, värejä ja asettelua yrityksesi brändin mukaisiksi.
  • Tee yhteistyötä: Jaa esitys tiimillesi, ja Copilot voi integroida muiden ehdotukset ja päivitykset.
  • Viimeistele: Pyydä Copilotia tarkistamaan esitys ja ehdottamaan parannuksia, kuten diojen järjestyksen tai sisällön selkeyttämistä.
  • Avaa PowerPoint ja Copilot.
  • Anna ohje: Kirjoita pyyntö, kuten ”Luo esitys myyntituloksista”.
  • Muokkaa: Pyydä Copilotia lisäämään dioja, kaavioita tai muokkaamaan ulkoasua.
  • Viimeistele ja tallenna.
  • Anna aihe: Kirjoita Copilotille esityksen aihe, esimerkiksi ”Esitys tiimiprojektin edistymisestä”.
  • Rakenne-ehdotukset: Copilot luo otsikkodia, sisältöotsikoita ja suosittelee diojen järjestystä.
  • Sisällön ehdotus: Pyydä Copilotia lisäämään tekstiä, kuvia tai kaavioita dioihin.
  • Muokkaa tarvittaessa: Voit hyväksyä ehdotukset sellaisenaan tai pyytää tarkennuksia.
  • Avaa esitys Copilotilla: Klikkaa Copilot-kuvaketta PowerPointissa.
  • Pyydä parannuksia: Kirjoita pyyntö, kuten ”Optimoi esityksen visuaalinen ilme”.
  • Ehdotukset: Copilot voi muokata värejä, fontteja, asettelua ja lisätä graafisia elementtejä.
  • Hyväksy muutokset: Valitse ehdotetut parannukset tai pyydä tarkennuksia.
  • Luo esitys: Pyydä Copilotia luomaan esitys, esimerkiksi ”Tiimityöskentelyn kehittäminen”.
  • Lisää sisältöä: Copilot voi lisätä dioja, tekstiä ja kuvia aiheen mukaan.
  • Jaa ja muokkaa: Jaa esitys tiimille ja hyödynnä Copilotia ehdotusten integroimisessa.
  • Viimeistele yhdessä: Copilot auttaa järjestämään sisällön ja hienosäätämään ulkoasun.
  1. Avaa sähköpostiluonnos: Käynnistä uusi sähköposti Outlookissa.
  2. Anna ohje: Pyydä Copilotia kirjoittamaan sähköposti, esimerkiksi ”Kirjoita kohtelias vastaus asiakaspalautteeseen”.
  3. Muokkaa sisältöä: Copilot ehdottaa tekstiä, joka voidaan hyväksyä, muokata tai hioa tarkemmin.
  4. Lähetä: Tarkista ja lähetä valmis viesti.
  • Kirjoita luonnos: Aloita sähköpostin kirjoittaminen Outlookissa.
  • Pyydä apua: Aktivoi Copilot ja pyydä ehdotuksia esimerkiksi kohteliaampaan sävyyn tai selkeämpään muotoiluun.
  • Hyväksy tai muokkaa: Hyväksy Copilotin ehdotukset tai tee niihin omia muutoksia.
  • Lähetä viesti: Tarkista lopullinen viesti ennen lähettämistä.
  • Valitse sähköposti: Avaa viesti, johon haluat vastata.
  • Pyydä apua: Aktivoi Copilot ja anna ohje, esimerkiksi ”Kirjoita kohtelias vastaus hyväksyen ehdot”.
  • Tarkista ehdotus: Copilot luo vastausluonnoksen. Voit hyväksyä sen tai muokata tarpeen mukaan.
  • Lähetä: Varmista viestin sisältö ja paina ”Lähetä”.
  • Luo tapahtuma: Pyydä Copilotia luomaan tapahtuma, esimerkiksi ”Tiimikokous keskiviikkona klo 10”.
  • Lisää tiedot: Copilot voi automaattisesti täyttää sijainnin, osallistujat ja liitteet.
  • Muokkaa ja hallitse: Pyydä Copilotia päivittämään tapahtuman aikaa, lisäämään muistutuksia tai hallitsemaan osallistujavastauksia.
  • Jaa tapahtuma: Copilot voi auttaa jakamaan tapahtuman suoraan osallistujille.
  • Avaa OneNote: Käynnistä OneNote ja avaa uusi muistiinpano tai osio.
  • Pyydä apua: Aktivoi Copilot ja pyydä sitä luomaan muistiinpanoja, esimerkiksi ”Luo muistiinpanot kokouksesta” tai ”Kirjoita muistiinpanot projektin etenemisestä”.
  • Lisää sisältö: Copilot voi ehdottaa tai lisätä tekstikappaleita, luetteloita, kuvia tai linkkejä.
  • Muokkaa ja järjestele: Voit muokata tai järjestellä sisältöä haluamallasi tavalla.
  • Avaa OneNote: Käynnistä OneNote ja avaa haluamasi muistiinpano tai osio.
  • Pyydä apua: Aktivoi Copilot ja pyydä sitä ehdottamaan muistiinpanojen jäsentelyä, kuten ”Ehdota parhaita tapoja järjestää nämä muistiinpanot” tai ”Miten voin jäsentää muistiinpanot projektin mukaan?”.
  • Hyväksy ehdotukset: Copilot voi ehdottaa erillisiä osioita, alikansioita, tageja tai värejä muistiinpanojen organisointiin.
  • Jatka muokkaamista: Hyväksy tai säädä ehdotuksia ja lisää sisältöä tarpeen mukaan.
  • Avaa OneNote: Käynnistä OneNote ja valitse muistiinpano, johon haluat lisätä tehtävälistan.
  • Pyydä apua: Aktivoi Copilot ja pyydä sitä luomaan tehtävälista, esimerkiksi ”Luo tehtävälista projektin vaiheista” tai ”Muistuta minua tärkeistä tehtävistä”.
  • Lisää tehtäviä: Copilot voi ehdottaa tehtäviä, kuten ”Suorita tutkimus” tai ”Lähetä raportti”.
  • Aseta muistutuksia: Voit pyytää Copilotia lisäämään muistutuksia tiettyihin tehtäviin tai aikarajoihin.
  • Seuraa edistymistä: Voit helposti päivittää tehtävälistaa ja merkitä tehtäviä valmiiksi OneNotessa.
  • Keskustelu tai kokousavustaja: Aktivoi Copilot Teamsissa ja pyydä sitä tiivistämään keskustelut tai kokoukset, esimerkiksi ”Tiivistä tämän kokouksen tärkeimmät kohdat” tai ”Ehdota yhteenveto tästä keskustelusta”.
  • Tärkeimmät kohdat: Copilot voi nostaa esiin keskustelun tai kokouksen keskeiset aiheet ja päätökset.
  • Tiivistelmä ja toimenpiteet: Copilot voi myös ehdottaa seuraavia toimenpiteitä tai tehtäviä keskustelun pohjalta.
  • Jaa tiivistelmä: Voit jakaa tiivistelmän helposti tiimillesi tai osallistujille.
  1. Pyydä agendaa: Aktivoi Copilot ja pyydä sitä ehdottamaan kokouksen agendaa, esimerkiksi ”Ehdota kokouksen agendaa tiimipalaverille” tai ”Luo agenda strategiapalaveriin”.
  2. Mukauta agendaa: Copilot voi ehdottaa kokouksen aiheita, aikarajoja ja osallistujia. Voit muokata agendaa tarpeidesi mukaan.
  3. Luo muistio: Kokouksen jälkeen pyydä Copilotia luomaan muistio, kuten ”Luo kokousmuistio päätöksistä ja toimenpiteistä”.
  4. Jakaminen: Voit jakaa agendan ja muistion suoraan tiimille tai kokouksen osallistujille.
  1. Pyydä asiakirjaa: Aktivoi Copilot ja pyydä sitä luomaan tiimityöhön liittyvä asiakirja, kuten ”Luo tiimiprojektin suunnitelma” tai ”Luo asiakirja tiimipalaverin tuloksista”.
  2. Lisää tehtävälista: Copilot voi myös luoda tehtävälistan tiimille, kuten ”Luo tehtävälista projektin vaiheista” tai ”Luo tehtävät kokouksessa sovituista asioista”.
  3. Jatkuva yhteistyö: Voit muokata asiakirjaa ja tehtävälistaa yhdessä tiimin kanssa ja jakaa ne tarvittaessa.
  4. Aikataulutus ja muistutukset: Copilot voi ehdottaa aikarajoja ja muistutuksia, jotta tehtävät pysyvät aikataulussa.

Isoissa yrityksissä Microsoft 365 Copilotin päivitykset ja hallinta tehdään IT-osaston kautta Microsoft 365 -hallintakeskuksessa. Järjestelmänvalvojat voivat:

  • Otta käyttöön ja hallita käyttöoikeuksia käyttäjä- tai ryhmätasolla.
  • Varmistaa yhteensopivuuden uusimpien Microsoft 365 -sovellusten kanssa.
  • Seurata ja hallita asetuksia tietoturvan ja yksityisyyden varmistamiseksi.
  • Automatisoida ja valvoa käyttöönottoa Microsoft Endpoint Managerilla ja hallintapolitiikoilla.

Tärkeää on varmistaa, että käyttäjillä on oikeat lisenssit ja pääsy Copilot-ominaisuuksiin.

Microsoft 365 Copilot käsittelee yrityksen luottamuksellisia tietoja noudattaen organisaation tietoturva- ja tietosuojakäytäntöjä:
  • Tietojen suojaus: Copilot käyttää Microsoftin tietoturvakäytäntöjä, kuten salattua tietoliikennettä ja suojausrajauksia, estääkseen luvattoman pääsyn tietoihin.
  • Tietojen käyttö: Copilot hyödyntää vain käyttäjän olemassa olevia käyttöoikeuksia (Zero Trust -periaate), eikä se näe tietoja, joihin käyttäjällä ei ole pääsyä.
  • Tietojen tallennus: Copilot ei säilytä keskusteluhistoriaa pysyvästi, eikä Microsoft käytä asiakasdataa tekoälymallin kouluttamiseen.
  • Tietosuojavaatimukset: Copilot noudattaa kansainvälisiä tietosuojastandardeja (esim. GDPR, ISO 27001) ja yrityksen omaa tietosuojapolitiikkaa.

Yritykset voivat myös hallita Copilotin käyttöä IT-hallintatyökaluilla varmistaakseen, että se toimii organisaation tietoturvavaatimusten mukaisesti.

Voit hallita Microsoft 365 Copilotin käyttöoikeuksia organisaatiossasi Microsoft 365 -hallintakeskuksen kautta seuraavasti:
  1. Käyttöoikeuksien määrittäminen: Lisää tai poista Copilot-lisenssejä käyttäjä- tai ryhmätasolla Microsoft 365 -hallintakeskuksessa.
  2. Ehdollinen pääsy: Hyödynnä Microsoft Entra ID:n (entinen Azure AD) ehtoja, kuten monivaiheinen tunnistautuminen (MFA).
  3. Tietoturvakäytännöt: Määritä Copilotin käyttöä koskevat säännöt Microsoft Purview’n avulla, esim. estämällä arkaluontoisten tietojen jakaminen.
  4. Pääsynvalvonta: Seuraa ja hallitse käyttöä Microsoft 365 -hallintakeskuksen raporttien ja auditointilokien avulla.
  5. Koulutus ja ohjeistus: Varmista, että käyttäjät ymmärtävät Copilotin käyttöperiaatteet ja tietoturvaohjeet.