Microsoft OneDrive - Käyttöohjeet

OneDrive-sovelluksen asennuksen jälkeen tietokoneesi tiedostoselaimessa on **OneDrive - [Yrityksen Nimi]** -niminen kansio. Kaikki tiedostot, jotka tallennat tähän kansioon, synkronoituvat automaattisesti pilveen.

OneDrive-kansiossa tiedostojen vieressä näkyvät tilakuvakkeet kertovat niiden sijainnista ja synkronoinnista:

• **Sininen pilvi:** Tiedosto on vain pilvessä. Se ladataan, kun avaat sen.
• **Vihreä täppä (Outline):** Tiedosto on synkronoitu ja käytettävissä offline-tilassa.
• **Vihreä täysi (Solid):** Valittu "Pidä aina tässä laitteessa". Käytettävissä aina, vie levytilaa.
• **Kaksi sinistä nuolta:** Tiedosto synkronoi parhaillaan.

Voit manuaalisesti hallita, viekö tiedosto tilaa tietokoneellasi (OneDrive Files On-Demand):

• Napsauta tiedostoa tai kansiota hiiren oikealla painikkeella OneDrive-kansiossa.
• Valitse **Vapauta tilaa** (Free up space) vapauttaaksesi levytilaa. Tiedoston tila muuttuu "Sininen pilvi" -kuvakkeeksi.
• Valitse **Pidä aina tässä laitteessa** ladataksesi sen pysyvästi koneellesi.

OneDrive-asetuksista voit varmistaa, että työpöydän (Desktop) ja Omat tiedostot (Documents) -kansion sisältö tallentuu automaattisesti OneDriveen:

• Napsauta OneDrive-kuvaketta (pilvi) Windowsin ilmoitusalueella.
• Valitse **Asetukset** > **Varmuuskopiointi** > **Hallinnoi varmuuskopiointia**.
• Valitse kansiot, jotka haluat varmuuskopioida pilveen.

Voit jakaa tiedoston tai kansion mistä tahansa OneDrive-näkymästä:

• Napsauta tiedostoa tai kansiota hiiren oikealla painikkeella.
• Valitse **Jaa** (Share).
• Syötä sähköpostiosoite tai luo linkki.

Kun olet luomassa jakolinkkiä, klikkaa linkin tyyppiä (esim. "Kaikki, joilla on linkki, voivat muokata") muuttaaksesi asetuksia:

• Valitse **Salli muokkaus** (Allow editing) antaaksesi muokkausoikeudet.
• Poista **Salli muokkaus** -valinta luodaksesi **Vain luku** -linkin.
• Voit myös asettaa vanhenemispäivän tai salasanan.

Hallinnoi, kenellä on pääsy tiedostoihisi:

• Siirry **OneDrive-verkkonäkymään** (selaimessa).
• Valitse tiedosto ja klikkaa **i** (Tiedot) oikeassa yläkulmassa.
• **Käyttöoikeudet**-osiossa näet kaikki, joilla on pääsy, ja voit poistaa yksittäisiä linkkejä tai käyttäjiä.

Kun jaat Office-tiedoston (Word, Excel, PowerPoint) muokkausoikeuksilla, useampi käyttäjä voi työskennellä samanaikaisesti:

• Avaa jaettu tiedosto **Teamsissa**, **selaimessa** tai **työpöytäsovelluksessa**.
• Näet, missä muut käyttäjät työskentelevät (värikoodattu kursori).
• Muutokset tallentuvat automaattisesti.

OneDrive tallentaa automaattisesti tiedoston aiemmat versiot:

• Napsauta tiedostoa hiiren oikealla painikkeella (sekä työpöydällä että selaimessa).
• Valitse **Version historia** (Version History).
• Näet luettelon aiemmista tallennuksista ja voit **Palauta** (Restore) tiedoston vanhempaan tilaan, jos teit virheen.

Poistetut tiedostot menevät OneDrive-roskakoriin, josta ne ovat palautettavissa 30–93 päivän ajan (riippuen organisaation asetuksista):

• Siirry **OneDrive-verkkonäkymään** selaimessa.
• Klikkaa vasemmalla olevaa **Roskakori**-linkkiä (Recycle Bin).
• Valitse tiedosto ja klikkaa **Palauta** (Restore).

Käytä hakua löytääksesi tiedostot nopeasti:

• **Verkossa:** Käytä OneDrive-näkymän yläreunan hakupalkkia. Haku löytää tiedostot nimen lisäksi myös niiden **sisällöstä** (esim. hakusana tiedoston sisällä).
• **Työpöydällä:** Käytä Windowsin tai Macin normaalia hakutoimintoa (Spotlight/Windows Search) etsiäksesi tiedostoja paikallisesta OneDrive-kansiosta.

Kun tiedosto on valmis siirrettäväksi tiimin yhteiseen käyttöön:

• Siirry **OneDrive-verkkonäkymään**.
• Valitse tiedosto ja klikkaa yläreunan **Siirrä** (Move to) -painiketta.
• Valitse kohde (esim. SharePoint-sivusto tai Teams-tiimi).

Jos synkronointi katkeaa tai OneDrive jumittuu (IT-tuki vianmääritys):

• **Windows:** Paina **Win + R**, kirjoita komentoriville **`%localappdata%\Microsoft\OneDrive\onedrive.exe /reset`** ja paina Enter. Käynnistä OneDrive uudelleen.
• **Mac:** Etsi "OneDrive Reset" Spotlight-haulla ja suorita sovellus.
• Tämä nollaa synkronoinnin ilman tietojen poistoa.